بيان بالإجراءات التي تم اتخاذها لاستكمال نظام حوكمة الشركات خلال عام 2022، وكيفية تطبيقها.
أ) اعتمدت شركة الخليج للملاحة القابضة ش.م.ع (والمشار إليها لاحقاً بـ «الشركة») قواعد الحوكمة بالكامل كما حددتها هيئة الأوراق المالية والسلع، وذلك استناداً إلى قرار رئيس مجلس إدارة الهيئة رقم (7/ ر. م) لسنة 2016 بشأن معايير الانضباط المؤسسي وحوكمة الشركات المساهمة العامة. وقرار رئيس مجلس إدارة الهيئة رقم (3/ر.م.) لسنة 2020 بشأن اعتماد دليل حوكمة الشركات المساهمة العامة.
ب) يعد تبني إطار الحوكمة محط اهتمام رئيسي لكل من مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية على حد سواء، الأمر الذي يساعد على ضمان الامتثال للقواعد واللوائح التنظيمية والتشريعات السارية بما يكفل تحقيق الشفافية، ورفع مستوى حماية المساهمين، وحماية مصالح أصحاب المصالح والتخفيف من مخاطر الأعمال.
ج) تلتزم شركة الخليج للملاحة القابضة بشكل كامل بتطبيق معايير الحوكمة وأفضل الممارسات المرتبطة بها، والتي تم ضمها وتوثيقها بعناية من قبل مجلس إدارة الشركة من خلال «تقرير حوكمة الشركة»، ويحكم هذا التقرير أعمال ووظائف الشركة من خلال إرساء إطار عمل واضح يشمل دور ومسئوليات مجلس الإدارة ولجانه، والعلاقة بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية، بما في ذلك التفويضات والصلاحيات الممنوحة إلى الإدارة التنفيذية وقواعد السلوك المهني وغير ذلك.
د) تعتمد الشركة عدة إجراءات تعزز آلية الحوكمة ضمن المجموعة، بما في ذلك:
- تعديل النظام الأساسي كلما إقتضت الحاجة.
- إعداد وإصدار تقرير الحوكمة بشكل سنوي.
- تشكيل لجان تنبثق عن مجلس الإدارة وفقاً لمتطلبات حوكمة الشركات، على أن تقوم كافة اللجان برفع توصياتها بشكل دوري لمجلس الإدارة وموافاتهم بالمستجدات بشكل فوري لاتخاذ القرارات المناسبة.
- إلتزام المجلس ولجانه الأساسية بالحد الادنى لعدد الاجتماعات السنوية (بما في ذلك المهام والمسئوليات) المنصوص عليها بقرار رئيس مجلس إدارة الهيئة رقم (7/ر.م) لسنة 2016 المشار إليه آنفاً.
- تم إعتماد الإجراءات المتعلقة بتداول الأوراق المالية للشركة ومتابعتها انسجاماً مع توجيهات هيئة الأوراق المالية والسلع.
- تم إعداد وتطوير قواعد السلوك المهني لمجلس الإدارة والموظفين وتنفيذه.
- إعتمدت الشركة سياسة إعداد التقارير السرية التي يتم بموجبها إبلاغ لجنة التدقيق عن أي إساءات محتملة في السلوك أو التصرف وأي أمور أخرى.
- يقوم كل عضو مجلس إدارة بشكل سنوي بتوقيع إقرار الاستقلالية وإقرارات عضو مجلس الإدارة وفقاً للنموذج المعتمد من قبل هيئة الأوراق المالية والسلع.
- يقدم الموقع الالكتروني للشركة جميع المعلومات الرئيسية حول الشركة إلى اصحاب المصالح، بما في ذلك الإفصاحات التي يتم نشرها في سوق دبي المالي.
مجلس الإدارة
(المـادة 3 من القرار 7/2016)
يحـدد النظـام الأساسـي الخـاص بشـركة الخليج للملاحة القابضة المسـائل المتعلقــة بتعييــن مجلــس الإدارة (المجلــس) والأدوار المنوطـة بـه ومسـؤولياته. وقــد روعــي التناســب فــي فئــات عضويــة المجلــس خلال العــام 2021، للوفــاء بالمعاييــر التــي حددهــا القرار 7/2016 فــي مــا يتعلــق بالأعضاء التنفيذييــن وغيــر التنفيذييــن، والأعضاء المســتقلين إلــى جانــب المهــارات والخبــرات والقــدرات المناســبة لعضويــة المجلــس.
لجان مجلس الإدارة
(المـادة 46 من القرار 7/2016)
يتمتـع المجلـس بصلاحيـة تشـكيل لجـان المجلـس وتفويــض الصلاحيــات إلــى هــذه اللجــان حســب مــا يــراه ضروريا أو مناســبا. كمــا يقــوم المجلــس بتفويــض مهــام معينــة إلــى تلــك اللجــان ولكــن دون التخلي عن مســؤولياته. وتعــد لجــان المجلـس وسـيلة فاعلـة لتوزيـع العمـل بيـن أعضـاء المجلــس لإمعــان النظــر فــي مســائل محــددة وبشــكل مفصــل. تــؤدي جمیع لجان المجلس مهامها نيابة عن مجلس الإدارة بحيث يكون مجلس الإدارة مسؤولا عن تشكيل وتعيين واختيار وتحديد فترة العضوية.
لجنة الترشـيحات والمكافآت
(المـادة 47 من القرار 7/2016)
تســاعد لجنــة الترشــيحات والمكافــآت المجلــس علــى الاضطلاع بمســؤولياته فــي مــا يتعلــق بمؤهــلات وأجور وتعيين وإحلال موظفــي الإدارة العليــا. كمــا تشــرف اللجنــة علــى عمليــة الترشــح لعضويــة مجلــس الإدارة وتعمـل بشـكل مسـتمر علـى مراقبـة اسـتقلالية أعضـاء المجلـس المسـتقلين.
لجنة التدقيق
(المـادة 48 من القرار 7/2016)
شــكَّل مجلــس الإدارة لجنــة التدقيــق لتقــوم بمراقبــة البيانــات الماليــة، وتقديــم التوصيــات بشــأن التغييــرات اللازمــة لأنظمــة المراقبــة والأنظمة الماليــة الخاصــة بالشــركة بالإضافة إلــى تعييــن مدققــي الحســابات الخارجييـن والحـرص علـى إقامـة علاقات جيـدة معهـم. كمــا تشــرف اللجنــة علــى عمــل الرقابــة الداخليــة وهــي المســؤولة عــن اعتمــاد التوصيــات التــي مــن شــأنها تحسـين أداء الرقابـة الداخليـة.
لجنة المتابعة والإشراف على تعاملات المطلعين
(المـادة 33 من القرار 3/2020)
شــكَّل مجلــس الإدارة لجنــة المتابعة والإشراف على تعاملات المطلعين وملكياتهم والاحتفاظ بالسجل الخاص بهم ورفع الكشوفات والتقارير الدورية الى السوق.
